ダイビングなどの現地体験ではシュノーケルやゴーグルなど多くの器具が使われますが、機材の貸し出しはどうやって管理していますか？
事前準備から当日の対応まで、一連の作業をしっかり行えばお客様の体験の向上へと繋がっていきます。予約台帳システムはここでも役に立ちますよ。
貸出機材の管理
マリンアクティビティやダイビングの体験商品ではシュノーケル・フィン・ゴーグル・タンクなどお客様にお貸しする機材がありますよね。また、水中カメラやGoProレンタルができたり、長距離の車移動を快適に過ごしてもらうためにちょっと良いクッションをおつけしたりと、現地体験を提供するにあたり、さまざまなモノの管理も必要になります。保有しているモノの数にも限りがありますが、何をどのお客様にお渡しするのか、事前にきちんと管理していますか？
お客様のための管理
どのお客様に何をお渡しするのかを事前に事業者様側で把握しておくために管理が必要ですが、それはお客様のためへとなっていきます。
というのも、事前に割り当てて準備するときに、機材が壊れていないか・しっかり使える状態になっているか、確認しますよね。もし、不備等が見つかれば代替品を用意するなど、事前に対応できるので、当日使えないことが発覚しバタバタしてしまうことも避けられます。
いざ出発！というときに、使えない機材を渡されてしまうと、お客様も不満に感じてしまいます。準備万端にして、お客様をお迎えしましょう。
受け渡し・返却時のチェックリスト
事前に割り当てができていれば、それはそのまま当日のチェックリストになります。
チェックリストがあれば「渡し忘れ」を防ぐことができますし、お客様がお帰りになる際の返却の確認にも使えます。細かなことですが、受け渡しを確実に行いましょう。
万が一の時の履歴
誰に何をお渡ししたのかをきちんと管理しておけば、過去に誰がその機材を使ったかもわかる様にもなります。機材の不備等の指摘がお客様からあった場合など、履歴から過去に使用したお客様を確認し、必要に応じて連絡して使用状況など聞くことができます。もちろん、お客様を疑うわけではありませんが、誰が使ったのかわかるに越したことはないのです。
また、履歴がわかることで、特定の機材が偏って使用されていないか確認もできる様になります。ある程度使われていたらメンテナンスを行うなど、モノの管理にも役立ちます。
管理業務
機材の貸し出しをきちんと管理するためには、そのための業務フローを作り、運用していく必要があります。細かな部分のやり方はいろいろあると思いますが、以下のような流れになります。
- 参加予定の予約を確認
- 対象の予約の中から必要な機材等を洗い出し・割り当て
- 機材の準備
- 当日、機材・モノをお客様にお渡し
- お客様が体験商品に参加
- 返却・お帰り
1と2の作業は、ドライバーが担当するお客様リストの作成と似てますね。
ミスなくお客様をピックアップするための事前準備
予約の確認
まず最初に機材の貸し出し有無に関わらず、参加予定の予約を台帳から確認しリストアップする必要があります。手帳やExcelの予約台帳ではこの作業にも時間がかかることは別の記事で書いた通りです。ここも効率化を目指しましょう。
紙・Excel・システムを使った予約管理
貸し出し機材の割り当て・準備
参加予定の確認ができたら、次はお客様に機材等をお渡しする必要があるか予約内容を確認します。参加する商品の内容や申し込まれたアドオンなどを見て、機材やお渡しする品を確認し、予約に割り当てて、機材などを準備しましょう。実際にお客様をお迎えする際に使うチェックリストとしても使えるように、お客様と貸し出し機材をわかるように並べたリストを作成します。
お渡し・返却時のチェック
前日までに参加予定のリスト・貸し出しリスト・お渡しする機材の準備を済ませたら、当日、チェックリストを見ながらモノをお渡しし、体験終了後にチェックリストを確認しながらモノを返却してもらうことになります。
機材の貸し出し管理もシステム化
予約リストの作成だけでも時間がかかるのに、さらに別のリストなんて作ってる時間ないよ、と思われてしまったかもしれません。確かに時間のかかる作業をさらに増やしてしまうので、ここでも効率化が欠かせません。
- 対象の予約の洗い出し
- 機材の割り当て
- 必要な情報だけを載せたリスト作成
フィルターや並べ替えを駆使してExcelでもなんとか対応できそうな作業にも見えますが、やはり限度があります。Nutmegでは予約台帳と連動した配車・配置機能もあるので、これらの作業も数分で終わらせることができます。Nutmeg以外の予約台帳システムでも同様な機能は提供されていますよ。
まとめ
予約と機材を割り当てたり、リストを作ったり、と面倒な作業ではあります。しかし、それはミスを防ぎ、トラブルを防止し、より確実なお客様対応で現地体験の品質向上へとつながります。お客様に満足していただくために、必要な作業を確実に、かつ、効率よく行うためには業務フローの見直しも必要です。さまざまな業務をお助けする機能がある予約台帳システムを検討してみてはいかがでしょうか？
