OTAなどの予約サイトで商品を販売すると、各サイトごとに予約の確認や対応も必要になり、管理業務も増えてしまいます。この記事では、効率よく予約サイトからの予約に対応するための、サイトコントローラーを使った予約管理について解説します。
販路別に予約管理
自社ホームページからの直接予約、ViatorやVELTRAなどのOTAからの予約、代理店からの予約など、さまざまなところを経由して予約が入ってくるようになると、情報の出どころが違うので、予約の管理もどんどん大変になってしまいます。
昔ながらのノートとペンを使って予約管理をされている事業者様もまだ多くいらっしゃいます。販売先が増え、予約の数も増えていき、予約管理の業務により多くの時間が取られてしまう、という状況に陥ってしまっていませんか？
予約台帳システムを導入することで、予約管理を効率化できることは別の記事でも紹介していますが、サイトコントローラーはそこからさらに一歩踏み込んで、複数のOTAから入ってきた予約も含めて1箇所でまとめて管理できるようになります。
OTA毎の予約はOTAの管理システムで
サイトコントローラーを使っていない場合、OTAから入ってきた予約はOTAの管理システムでしか参照することができません。在庫管理と同様、それぞれのシステムにログインして予約内容を確認する必要があります。翌日の予約リストを作成するために、複数のシステムにログインして確認することを毎日繰り返す、ということは現実的ではないですよね。
OTAと連携していない予約管理
手帳やExcelを予約台帳としている場合でも、別の予約台帳システムをお使いの場合でも、OTAと連携していない予約台帳であれば、OTAから入った予約を、毎回、手で記入したりシステムに入力したりする必要が出てきます。一度登録しておけばその後は1箇所で参照できますが、予約の変更やキャンセルがあった時にも都度、手帳・Excelファイル・予約台帳システムに反映する作業が発生してしまいます。
サイトコントローラーが予約を集約
サイトコントローラーはOTAとシステムで繋がっているため、OTAから申し込まれた予約情報はサイトコントローラーに自動で登録されます。複数の管理サイトにログインしたり、予約情報を手入力したりする必要はありません。予約の変更やキャンセルなどがOTAのサイトで行われた場合にも自動でサイトコントローラー側に情報が反映されるので、マニュアル作業がなくなります。
サイトコントローラーの予約管理
ここまでで、サイトコントローラーで予約管理できることの全体のイメージを掴めてもらえたのではないかと思います。ここからはもう少し具体的に、新規予約・変更・キャンセル時の対応を解説します。
手仕舞い
新規予約を参加日の前日まで受付たり、3日前まで受付たり、商品毎に予約の申込期限が決まっていると思います。この申込期限の設定もサイトコントローラー上でできるようになっています。仮に、OTAから実際の締め切り時間より後に、申し込みできてしまったとしても、サイトコントローラーが予約受付不可と判断します。そうなった場合、基本的には予約サイト側でも予約の申し込みは成立しません。なので、サイトコントローラーに設定されている期限以降に予約が登録されることはありません。
新規予約を直接入力
Eメールや電話、直接来店したお客様など、予約サイト以外からの申し込みも多々あると思います。そのような時には、サイトコントローラーに直接予約情報を入力できるようになっています。OTAなどからの予約に限らず、全ての予約をサイトコントローラーのシステム上に登録し、管理できます。
予約サイトからの変更・キャンセル
先に述べたように、予約サイトから予約の変更やキャンセルがあった時にも、サイトコントローラーに情報が自動で反映されるようになっているので、複数の予約サイトからの予約が1箇所で、常に最新の状態で確認できます。サイトコントローラーや予約サイトによっては変更ではなく元の予約をキャンセルし、再予約という形で予約変更が処理されることもあります。
事業者側からの更新
申し込まれた予約のピックアップ場所を設定したり、天候などの関係で事業者様からキャンセルをする場合にも、サイトコントローラーのシステムで予約を更新すれば、予約サイト側に自動で反映することも可能です。通常、予約サイトの管理システムから予約をキャンセルした時はお客様宛にメールなどで通知されますが、サイトコントローラーからキャンセルし、予約サイトに連携された場合にも同じようにお客様へ通知が届くので、別途お客様へ連絡する手間も省けます。
ご注意
ここまで解説したこと全てが、サイトコントローラーと連携している予約サイトで機能するわけではありません。予約サイトの事情で対応できないことがあったり、サイトコントローラーの機能として提供していない場合もありますので、お気をつけください。サイトコントローラーから予約サイトへの反映に対応できていない場合には、予約サイトの管理システムから直接予約を更新する必要があります。
まとめ
登録や更新に多くの作業時間を取られたり、煩雑になってしまったりと、なかなか大変な予約管理ですが、サイトコントローラーを使えば、OTAなどの予約サイト経由の予約に関する多くの業務を自動化できます。予約情報が1箇所に集約でき、手作業によるミスをなくし、管理コストも下げられるので、OTAなどへの展開する場合には、サイトコントローラーを兼ねた予約管理システムがおすすめです。
