日々行われているガイドやドライバーが担当する予約の割り当て作業。この作業にもシステムを導入することで多くのメリットを受けることができます。作業時間を短縮できるだけでなく、お客様のためにもなることもありますよ。

担当の割り当て作業

ツアーやアクティビティに参加するお客様を受け入れる際に、ツアー商品であればガイド・ドライバー、送迎に使用する車を各予約ごとに割り当てますよね。誰がどのお客様を何の車でお迎えに行くのか、個人の事業者様で全てを一人で担当している、というような場合以外はほぼ全ての事業者様で行われている事と思います。

多くの事業者様で行われている予約の割り当て作業ですが、規模が大きければ割り当てる予約の数・担当者の人数も増えていくのでその作業は大変になります。車両には定員もあり、多くの予約をうまく当てハメるためにパズルのような組み合わせにもなってしまいます。直前の予約やキャンセルなどで一度きめた車・担当者の割り当ての組み替えが急遽必要になることもあります。

複雑度を増やす手作業

複雑で臨機応変な対応も必要になる配車・配置の割り当て作業ですが、その対応方法はさまざまで、スケジュール帳やExcelファイル・ホワイトボードなどが使われています。手帳やExcelの予約台帳から翌日の予約を確認してリストアップする作業も手間なのに、その上にさらに配車・配置も別のスケジュール帳やホワイトボードで対応となると、難解度はさらにアップしているのです。普段行われている作業で、なかなか気づかなかったり、業務フローを変えることも大変なこととは思いますが、複雑なことこそシステムの活用をオススメします。

予約台帳と連動した配車・配置作業のメリット

手帳・Excel・予約台帳システムのメリット・デメリットについては別の記事を参照していただければと思いますが、システム化の大きなメリットの1つは「素早く・漏れなく」予約の確認ができることでした。
紙・Excel・システムを使った予約管理
予約台帳と連動した配車・配置の管理であれば、予約台帳システムのメリットがそのまま引き継がれます。

手作業をなくして簡単に予約を確認

予約台帳でリストアップできる予約一覧がそのまま配車・配置の必要な予約になるため、別のスケジュール帳に書き写したり、ホワイトボードに書き出したりする必要はありません。単純な作業ではありますが、毎日行われることなので、ちょっとしたことでもできるだけ効率よく行なっていくべきです。作業時間の軽減だけでなく、手書き作業をなくしてミスの可能性も減ります。予約台帳のデータがそのまま割り当て対象の予約になるので、うっかり予約が漏れてしまう、という事もなくなりますよ。

簡単に共有・履歴として確認

スケジュール帳などを使っていると、実際に手帳を持っている人しか確認できず、配車・配置作業が終わったらコピーやスキャン&メールに添付など、実際の担当者に共有する必要が出てきます。システムを使っていれば、PDFを作成してそのままメールで送って簡単に共有できるようになります。
またホワイトボードだと毎日描き直しが必要で、過去の担当履歴を追うことが難しくなってしまいますが、システムであれば過去の情報もデータとして残っているので、簡単に表示できます。もし、お客様からのお問い合わせが入ったりした場合などでも、担当したドライバーやガイドをすぐに確認できます。

リモートからの作業も可能

手帳やホワイトボードでは、やはりリモート作業は難しいです。配車・配置を行う担当者が複数名いる場合には尚更、オフィスで確認しながら割り当てていく必要があります。その点、システムを使い担当者がログインできるようにしてしておけば、いつでもどこからでも同じ情報を見ることができるので、リモートワーク・DXの促進にもなりますよ。

お客様と同じ情報で連携

スケジュール帳やホワイトボードなどを使っていると、どうしても書き写しの作業が発生してしまいます。ドライバーはピックアップ場所・時間・お客様のお名前・人数などの情報が必要ですよね。どれか1つでも欠けてしまったり間違えてしまうと、最悪の場合には、ピックアップできずにお客様がツアーに参加できないことになってしまいます。しかし、気をつけていても書き写しの際にミスは起きてしまうものです。
このミスをなくすためにはお客様にお伝えしている情報をそのままドライバーに共有することです。予約台帳システムからお客様に送ったピックアップ場所・詳細の説明等をそのままドライバーに渡す担当リストに表示すれば、お客様と同じ情報を見ることになるので、場所の間違い等もなくなります。

ガイド向け・ドライバー向けの専用フォーマットを登録しておけば、お客様に送った情報をコピーする作業も不要で、同じ情報が担当リストにも表示されます。フォーマットは事前に登録できるので、割り当て作業が終わったら対象のフォーマットを選ぶだけでドライバーごとの、情報に漏れのない、専用の担当リストが作られます。

まとめ

予約台帳と連動したシステムを使い、担当の割り振り作業を行うことで、予約台帳システムのメリットをそのまま受けることができます。作業時間の短縮、ミスの軽減など、事業者様にとって良いこともありますが、ドライバー・お客様が同じ情報を見ることで、間違いのない、より確実なピックアップに繋がり、お客様に対してもメリットとなる部分が出てきます。
ミスなく・漏れなく・確実に行うためには、書き移しなどの手作業をなるべく減らすことが不可欠で、予約台帳だけではなく、日々の配車・配置作業にもシステム化が必要です。