お客様を受け入れる際に、誰がガイドとして案内するか、どの車に乗ってもらうかを、日々の予約リストから割り当てていると思います。今回は、毎日行われるこの作業を効率よく対応する方法をご紹介します。
ガイド・インストラクターの割り当て
ツアーやダイビングなど、ガイドやインストラクターがついてお客様をご案内する場合、必ず誰がどの予約を担当するか？を事前に割り当てますよね。その割り当て作業は、まず初めに、参加日別の予約とその日に対応可能な人員を確認して、担当者ごとに予約を割り当てて、対象の予約リストを共有して、という作業が行われていると思います。
もし、日々繰り返し行われるこの一連の作業を、紙とペンやエクセルを使っているようなら、その作業をミスなく短時間に終わらせることができます。ガイド・インストラクターなどの人員を事前に登録することで、予約を漏らすこともなく、簡単にそれぞれの担当者に割り当てることできるようになります。
ガイド・インストラクターなどの人員を登録
割り当てを行うためには、まず人員の登録が必要ですが、入力する項目としては以下の3つがあります。
- 名前
- 勤務スケジュール
- 詳細
名前・詳細情報は自由に入力できるので、電話番号も一緒に入力したり、どんな人かわかるような説明を入力したり、話せる言語・保有している資格・特別なスキルを登録するなど、利用用途に制限はありません。連絡先を入力しておけば、何かあった時にはすぐに連絡が取れますし、予約を割り当てる時の参考情報として対応可能なツアー情報などにご利用いただけます。
勤務スケジュールには期間・曜日の他に、「除外日」を設定可能。臨時のお休みやお客様対応ができない日付などは「除外日」として登録することで、その日には予約を割り当てることができないようになります。
登録したガイドやインストラクターの情報はいつでも更新できるので、お休みの日を追加したり、説明文を編集したり自由にできます。
予約を割り当て
予約を割り当てる作業自体は、数クリックで完結するので時間短縮になりますよ。
まずは割り当てを行う予約の参加日を選択。
事前に勤務スケジュール・除外日を登録しておけば、選択された日が勤務日ではない人は画面に表示されません。そのため、間違って出勤していない日に予約を割り当ててしまう、ということも起きません。
次に、割り当てを行う人の「配置の追加」ボタンを押して、選択した日付に確定している予約を表示します。メールや電話などの直接予約も管理画面から登録しておけばこの一覧に表示されるので、予約が漏れてしまうこともありません。
あとは、割り当てる予約を選択して保存すれば割り当て作業が完了します。
車両・その他リソースの割り当て
ガイドやインストラクターなどの人の割り当てと同じように、送迎等に利用する車やお客様へ貸し出し器具などのリソースを割り当てることもできます。
人員と同じで、まずは車両・リソースの事前登録が必要です。
車両・リソースの登録
人の登録と違い、車両・リソースには勤務スケジュールは必要ありません。代わりに車両であれば乗れる人数、リソースであれば数量など「キャパシティ」を登録できます。
車両・リソースの割り当て
車両とリソースの割り当ては人員の割り当てと同じ以下の手順で行います。
- 日付を選択
- 予約リストから割り当てる予約を選択
車両やその他リソースの場合には、登録されているキャパシティと割り当てられている合計人数が表示されます。（上のイメージの場合、キャパシティが6、割り当てられている予約の合計人数が4）キャパシティを超えないように、割り当て時の参考にしてください。
担当する予約リストを共有
割り当てを行うと、担当者や車両別に予約が一覧に表示されます。この一覧はマニフェスト（参加日別の予約リスト）と同様にPDFやCSVでダウンロードや、直接メールで共有することができます。PDFをプリントアウトして担当者に直接渡したり、メールで共有すればスマホでも確認できるので、リストを受け取るガイド/インストラクターも安心ですね。
一人のガイドが1日に複数回対応する場合には、開始時間毎のリストが作成されるのでリストを受け取る方もわかりやすいですね。
リストをカスタマイズしてもっと効率化
サンプルの画像では、商品名・予約者名・ユニット・合計人数などの順でリストが表示されていますが、表示項目・表示順を変更することもできます。事業者様の実際の業務に合わせて、必要な情報を希望する順で表示するリストが作成できます。共有されるリストが定型化されていると現場も安心してお客様対応を進められるはずです。
まとめ
お客様を受け入れる中で、担当する予約を割り振りして共有する、という毎回行われている作業を短時間にミスなくできるようになると、実際にお客様対応するガイドやインストラクターの安心にも繋がります。それはお客様に楽しんでツアーやアクティビティに参加してもらえることにもなるので、マニフェストと合わせて人員・リソースごとの予約リストも日々の業務の一部でご活用ください。
