日々のツアー・アクティビティの催行に必要となる参加日ごとの予約者リストの作成を、手間をかけずに行うことができるマニフェスト機能を解説します。作ったリストの共有も簡単にできるので、毎日の作業を短時間で完結できるようになりますよ。
マニフェストとは？
独自の予約サイトの有無にかかわらず、代理店やOTAなど、日々色んなところから入ってくる予約を管理するための予約台帳がありますよね？
Excelファイルで管理していたり、昔ながらの紙の台帳だったり、形はさまざまだと思います。この台帳がツアーやアクティビティなどが催行される当日に、実際に参加されるお客様やピックアップのリストとしても利用されていると思います。
予約成立後、全ての予約がそのまま参加してもらえれば良いですが、実際には変更・キャンセルなどが発生するので、最新の情報に更新して、改めて参加日ごとのリストを作成する、ということが繰り返し行われていると思います。
マニフェストは日々のリスト作成の作業を軽減する機能です。
マニフェスト画面でできること
Nutmeg利用開始直後から、事前に何か用意したり、作業したりする必要もなく、たった数回のクリックで参加予定の予約リストを簡単に作成・共有できます！
マニフェスト全般で共通していることが「確定済み」の予約だけが表示されること。
予約サイトからの予約はもちろん、電話・メールなどから入った予約を管理画面から直接入力した場合でも、予約が「確定」していれば全て表示します。
リクエスト予約は確定/却下する、キャンセルされたら予約をキャンセルにするなど、各予約の対応がきちんとできていれば対象のマニフェストと日付を選ぶだけで、自動で該当する予約が表示されます。Excelや紙の台帳から参加日ごとの予約を確認する必要もなく、予約が漏れてしまうこともないので簡単に、安心して当日の予約リストを作成できます。
フォーマットを選んで予約リストを作成
ツアー・アクティビティの運営で必要になる一般的なフォーマットが３種類登録されているので、事前準備なしで使えます。マニフェスト画面で表示したいフォーマットを選択するだけで、対象の予約がすぐに表示されます。
ドライバー向け
送迎ドライバーが必要とするピックアップ場所や時間・参加人数を、お迎え時間の順に並べて一覧に表示します。
ガイド/インストラクター向け
申し込まれた商品や追加オプション・予約フォームの質問とお客様からの回答を表示します。
受付向け
受付デスクにてチェックイン時に必要になる参加者人数や支払い金額などを表示します。
マニフェストを共有
画面に表示されているリストをガイド・ドライバーに渡すことも、Eメールで共有することも、簡単にできるようになっています。
PDFでダウンロード
画面に表示されている予約リストをそのまま、PDFファイルでダウンロードします。印刷すれば、ガイドやドライバーに直接渡すことができます。
CSVでダウンロード
予約情報をCSVファイルでダウンロードします。Excelなどでファイルを開くことができるので、ちょっと足りない情報を追加したり、不要な情報は削除したりできます。
Eメールで共有
複数の宛先に一括送信ができます。ドライバーやガイドを外部に委託している場合や、離れたところにいる担当者にメールで共有する時などにご利用できます。メールならスマホでも確認できるので、外にいる人も安心ですね。
予約を登録
マニフェストを使うためには全ての予約が正しく登録されている必要があります。Nutmegに登録されていない予約は当然マニフェストにも表示されないので、ピックアップリストや受付リストから漏れてしまいます。メールや電話などから入った予約や代理店からの予約などは必ずNutmegに登録してくださいね。直接入力した予約に対してはサービス利用料などの費用は発生しないので安心してください。
Excelや紙の台帳との併用も良いですが、手間が増えるだけなので、これを機にNutmeg予約台帳だけで管理する、というように変えてみてはいかがでしょうか？
予約の登録は以下の３ステップで完了です。
- 商品を選ぶ
- 対象の日時を選ぶ
- 予約情報を入力する
管理画面から予約を入力する場合は、商品に設定されている予約締め切り時間は関係なくいつでも入力可能で、常に「確定」した予約として登録されます。
まとめ
Excelでも紙でも予約台帳で予約を管理することは必要ですが、Nutmegに予約情報を入力しておけば簡単に、手間なく、参加日ごとの予約リストを作成できる機能がマニフェストです。ドライバー・ガイド・受付向けに表示が変わるので、それぞれの担当者に必要な情報が共有でき、日々の予約の確認作業だけでなく、現場の手配や対応もきっと楽になるはず。予約の確認・共有にぜひマニフェストを活用してください。
