以前、別の記事でドライバー向けの担当する予約リスト作成について紹介しましが、この記事では、送迎の無い「現地集合」の商品でも予約リストが活用できることを解説します。受付時に必要になる情報だけをまとめた予約リストで受付手続きも円滑に行えるようになりますよ。

ピックアップと現地集合の予約リスト

お客様をお迎えする当日は商品によってさまざまな形でお客様の受付を行います。
送迎付きのツアーであればお客様のホテルまでお迎えし、ドライバーがお客様をピックアップします。その際、お客様確認のためにバウチャーを見せてもらったりしますよね。ドライバー毎のピックアップリストを作成することで、必要な情報を間違いなくドライバーが確認できるようになるので、ピックアップの作業を手助けすることにもつながります。
ガイド・ドライバーごとの担当リスト作成を効率化

現地集合の場合には、お客様に直接店舗や受付窓口まで来てもらうことになります。
そこでも、受付でバウチャーなど提示してもらい、対象の予約とお客様情報を見つけて内容を確認し、受付処理を行います。一度に数組のお客様をお迎えするような場合であれば、受付手続きにもそれほど時間はかからないと思います。
しかし、お客様の数が増えるとそれだけ受付の時間も長くなり、受付窓口にも多くの人が集まってしまい、お客様をお待たせすることにもなってしまいますよね。場合によっては受付時にお支払いが必要になることもあるので、その時には対応時間が伸びてしまいます。
また、同じ作業を繰り返していくうちにミスが起きてしまう可能性も否めません。実際には受付を済ませていたのに、正しく管理できていなくて、記録上ではなかなか全員揃わないため出発できない、ということも全くありえない話ではないと思います。

ピックアップの場合に、ドライバー毎にリストを作成するのと同じように、現地集合の予約リストが受付手続きを確実に・円滑に行う手助けになります。

受付用予約リストのポイント

ピックアップの時にはドライバーが担当するお客様リストには、お客様情報、どこでピックアップしてどこまでお送りするのか、など必要最低限の情報だけを載せておくことでミスや間違いを減らします。現地集合の場合も同じで、受付時に必要になる情報がまとまったリストを作成するべきです。

支払済か否か

予約時に既にクレジットカードなどで支払済みなのか、または現地での支払手続きが必要なのか、お客様を受付した時に予約内容を見て、支払いの有無を確認して、と行なっていたら時間がかかってしまいます。支払いの有無、支払いが必要な場合には支払い金額までリストで確認できるようにしましょう。

アドオンなどの貸し出し機材

マリンアクティビティなどの体験商品で、予約申し込み時にGoProやスノーケルなどの貸し出し機材を追加オプションとして申し込まれている場合、お渡しすることを忘れてしまわないように、受付リストにも載せておく良いでしょう。受付時に必要なものの確認&お渡しまでできてしまえば漏れてしまうことも防げますね。

リストの並び順

「細かなこと」と感じるかもしれませんが、大事です。
リストから該当のお客様を探すまでの数秒ですが、名前順や予約番号順番など、事前に決められた順で並べられているリストであれば、見つけやすくなります。毎日のちょっとした作業でもスムーズに進めることができれば気持ちも少し楽になりますね。

後から確認できること

お客様が受付を済ませたことを後から確認できるようにしておくことも必要です。紙のリストにチェックマーク・受付時間を手書きで入力や、予約管理システムに登録されている予約情報のコメントなどに記載しておくなどして、受付済みのお客様とまだ受付されていないお客様がすぐにわかるようになっていると良いですね。
紙からデジタルへDXを進めていく中で、「紙のリスト」も削減していきたいところだと思います。この点について、現在、Nutmegでも受付管理ができるような新機能を検討中なので、もう少し待っていてください！

受付手続きをもっと簡素化

映画館の入場チケットも昔は紙で、時間になったら半券を切ってもらって入場することが当たり前でした。飛行機に乗る際もチェックインカウンターで荷物の預け入れと同時にチェックインを行なっていました。

最近はどうでしょう？

映画のチケットを事前購入し、送られてきたQRコードを専用端末にかざしてチェックインができ、人の手を介さず入場できるようにもなっています。
航空券もWebチェックインで事前にチェックイン手続きを済ませておくことができるようになりました。チェックインカウンターに並ぶ時間も短縮できていますよね。

現地体験ではまだあまり進んでいないですが、同じようにお客様自身でチェックインができるようにもなるはずです。もちろん、機材の貸し出しや事前の書類へのサインが必要な場合などで、できないケースもありますが、セルフチェックインを使ってなくすことができる「受付手続き」もあるはずです。お客様に受付に並んでもらってお待たせする時間を減らせればそれは事業者様・お客様双方にとってメリットになりますよね。Nutmegでも近い将来にこの機能を提供できるように進めていきます！

まとめ

送迎付き商品でドライバー毎の担当リストを作成することと同じように、送迎なしの商品でも、受付時に必要な情報をまとめた当日の受付予約リストを作成しておくべきです。このリストを事前に準備しておくことで、当日の受付対応をミスなく、円滑に進めることができるようになります。Nutmegのマニフェスト機能では簡単に予約リストの作成ができるので、是非、ご活用ください。現場での受付業務を支援するための機能も強化していきますので、今後もご期待ください。