「予約台帳システム」の言葉は聞いたことはあるけどよく分からない、と感じたことはありませんか？
システムを導入することでどのような影響があるのか、どのようなポイントで「効率化」を実感することができるのか、システムの使い所を解説します。

予約の確認や共有作業を短縮

毎日時間をかけて行われる参加予定の予約の確認や共有は、予約台帳システムを導入することで短時間に終わらせることができるようになります。これまで多くの時間がかかっていた作業を短縮できれば、より効率化を実感できるハズです。予約の確認・共有作業はそれを体感できる一番のポイントです。

システム化された予約台帳なら再確認が不要

紙やExcelファイルをつかって予約管理をしている場合、1つ1つの予約の登録・変更対応の作業にも時間がかかりますが、参加予定の予約を確認する作業にも時間が取られてしまいます。
参加日ごとの予約を確認するために、台帳のページをめくって該当日付の予約を探して別の一覧に書き出して、という作業が毎日繰り返されます。一通り、対象日の予約の抜き出し作業が終わったら、抜け・漏れがないかもう一度台帳を見直してダブルチェックを行っている方もいらっしゃるでしょう。予約の数が増えれば増えるほど、参加日ごとの予約の確認には時間がかかってきます。作業量が増えればミスの可能性も高くなってしまい、どんどん効率は悪くなってしまいます。

効率良く予約一覧を作成するためにはシステム化された予約台帳の導入が欠かせません。システムであれば予約の件数が増えても処理にかかる時間が比例して長くなるようなこともなく、数クリックで簡単に参加日ごとの予約一覧を作成することができます。
また、人の手で作業することで起こりうる、見落とし・見間違いなどのミスもシステムなら起こりません。例えば、手書きの台帳に記載された「25日」の予約を「26日」として見間違えてしまう可能性はありますが、予約台帳システム化が参加日を間違って抽出してしまうことはあり得ません。

素早く・確実に・漏れなく、必要とする予約の一覧を作成することができる予約台帳システムを使えば毎日の参加予定予約の確認&ダブルチェックの作業を一気に短縮させることが可能です。
マニフェストを使って参加日ごとの予約リストを簡単作成

予約台帳システムなら共有も簡単

翌日の参加予定の「予約リスト」は受付・ドライバー・ガイドなど様々な人へ共有しますよね。しかし、担当者ごとに必要としている情報は異なっています。受付担当であれば予約した商品・支払方法・金額などが必要ですが、ドライバーは参加人数・ピックアップ場所・時間などの詳細な内容が必要になります。

紙やExcelファイルの台帳の場合、予約を洗い出して担当者別に必要な情報が載ったリストを毎回作成しなければなりません。繰り返し行われる作業はシステムに任せて作業時間を短くしましょう。

Nutmegにはあらかじめフォーマットを登録しておくと、商品名・ピックアップ場所・時間など、設定された項目のみを表示するリストを簡単に作成できる機能があります。指定した参加日の予約を対象にしたドライバー向け・受付向けのリストの作成・共有が簡単にできます。
マニフェストをもっと効果的に使うためのカスタマイズ方法

毎日行われている参加予定の予約の確認〜担当者への共有作業を数分で終わらせることができるようになります。

リコンファームを削減

参加日の前日にリマインドを兼ねてお客様に連絡をしていることはありませんか？
電話でのリコンファームも時間がかかる作業の1つだと思いますが、そもそも、全てのお客様にリコンファームの作業は必要なのでしょうか？
メールや専用のページを用意することでリコンファームの対象となる予約を減らすこともできると思います。

参加日前日のメール送信でお客様へリマインド

Nutmegの予約サイトから申し込まれたお客様へは、参加予定日の前日に参加予定が翌日であることをお伝えするためのメールが自動で配信されます。また、予約詳細画面から1クリックで予約情報（バウチャー）をお客様にメールで送信することもできます。

予約詳細画面からメール送信

メール送信なので、メールアドレスが登録されていないお客様へは別途対応が必要になり、メール送信がリコンファームの代用とはならない場合もありますが、自動・手動のメール送信で手軽にリマインドすることができます。

専用のページを用意して催行状況をお知らせ

これは予約管理とは少々違う話題になるですが、専用のページを別途用意しておくことで、リコンファームの作業を減らせる場合もあります。

天気によって催行が左右されるアクティビティ商品だと、天候によっては催行されずにキャンセルとなってしまう日もあると思います。そのような商品を提供している場合、前日に天気予報を見て翌日の予約のお客様にそれぞれ連絡を入れ、確認してもらう必要がありますよね。お客様からすると「催行されるかどうか」の不安もありますが、事業者様から「連絡が来るかどうか」という別の不安も感じてしまいます。

前者は天気次第なので対応も難しいのですが、「連絡が来るかどうか」という不安を解消することは可能です。「催行可否を前日に連絡する」のではなく、日々の催行状況をご案内するページを別途用意し、お客様自身が確認できるようにしておくと、事業者様からの連絡を待つ必要もなくなりますよね。

商品ページや予約確定のメールに「催行状況はこちらのページを確認してください。」とメッセージとURLを記載しておけばお客様から確認してもらえるようになります。催行状況を毎日ページに反映する作業は必要ですが、1件1件電話連絡をする手間はなくなります。

まとめ

予約台帳システムを使うと様々なところで効率化を図ることができるようになりますが、これまで行われてきた業務を変更する必要があります。新たなフローに慣れ、効率化を実感できるようになるまでには多少の時間もかかります。最初は戸惑ってしまうこともあるかもしれませんが、繰り返し行われる事務作業はシステム化し、可能な限り短時間で終わらせることを目指しましょう。