まだまだ多くの事業者様で、手帳やExcelファイルを使って行われている予約の管理。慣れ親しんだ1番のやり方と思いますが、代わりに予約台帳システムを使うことで効率化を進めることができます。日々の作業のミスを減らし、短時間に終わらせられますよ。

手帳やExcel管理のデメリット

予約サイトからの直接予約の他にも、代理店やお客様からのメール・電話、直接お客様が来店される場合など、さまざまな所から新たな予約を獲得していることと思います。紙・Excelファイル・予約台帳システムなど管理の仕方はいろいろありますが、最新の状態で予約を確認できるようにするために、日々入ってくる予約を「台帳」に登録していますよね。予約を「台帳」に登録する作業をなくすことはできないのですが、紙やExcelファイルのままでは業務を効率化することは難しいのです。

紙への記載は入力・確認・読み間違い等で作業時間増

紙の台帳に新規予約を登録する場合、台帳とペンを手に取り、該当のページを開いて、手書きで記載する、という作業には時間がかかります。物理的に手帳が手元になければ作業ができないので、台帳を管理している事務所でなければ何もできませんし、同時に複数の人が確認・記載することもできません。また、忙しい時間帯に予約を受け付け、ザッと記入された文字を後から見返したときに、読み間違いをしてしまったり、実際に予約を受け付けた担当者と会話して確認する手間も発生したりしてしまいます。

その点、システム化された台帳への登録は、オフィスであればPCから、外出先であればスマホから、台帳の新規予約登録画面を開き、お客様情報を入力するだけです。入力ミスがゼロになるわけではないですが、後から見返した時にも、画面に表示されることなので、手書きのように読み間違えてしまうこともありません。

ExcelファイルはPCでの編集向き

Excelファイルで管理している場合、ファイルを開いて情報を入力する作業のことだけを考えれば予約台帳システムで行う作業と比べてもかかる時間はそれほど変わらないかもしれません。しかし、外出先からスマホを使ってファイルを編集するには、画面が小さく・入力もしづらく、あまり効率的ではありません。そのため、PCでの操作が前提となってしまい、PCがあるオフィスや自宅でなければ作業ができません。スマホでも大きな不自由なく入力できる予約台帳システムであれば、場所の制約もなく、どこでも作業できるようになります。

予約変更・キャンセルへの対応

参加人数の変更やキャンセルなど、一度入った予約が更新されることは多々ありますよね。手帳でもExcelファイルでも、すでに登録されている予約内容を取り消して新たな予約として記載したり、変更箇所だけを修正したり、していると思います。予約や変更の数が増えれば増えるだけ、手帳の予約は見にくくなってしまいます。見にくくなった中から、最新の情報を確認する作業は大変ですよね。予約が漏れてしまったり、間違った情報で確認してしまったり、ミスが発生する可能性はどんどん大きくなっていきます。

翌日の予約確認・共有

手帳やExcelファイルを使った予約管理の最大のデメリットは、日々の確認業務の中にあります。翌日に参加予定のお客様・参加人数・予約した商品の内容などの確認を、毎日行っていると思います。対象となる予約を台帳の中から確認し、◯月◯日の予約一覧として別のリストを作成する作業は漏れのないように、確実に行う必要がありますよね。それでも、毎日のことなので、できるだけ時間をかけたくない作業でもあると思います。

しかし、上に書いた通り、確認に時間がかかる手帳やExcelファイルでの管理や、誤記や漏れが起きてしまう可能性がある変更対応では、「ミスなく・手早く」終わらせることは難しいです。作成されたリストに漏れがないことを確認するため、ダブルチェックを行っている事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか？

また、作成した翌日の予約リストを受付やガイド・ドライバーに共有する必要がありますが、この共有する作業も手書きやExcelファイルでは時間がかかってしまいます。コピーや印刷して直接手渡したり、ページの見た目を整えてメールで共有したりと、共有するたの作業を繰り返し行う必要があります。

システム化された「予約台帳」で効率化

数年前のことですが、美容室の予約管理をシステム化する大きなプロジェクトを担当している人と話す機会がありました。当時は美容業界もまだまだ「システム化」されておらず、「紙」で予約管理をすることが当たり前の店舗が多かったのですが、そのシステムは、今では多くの美容室に導入されています。もちろん、予約管理の他に提供されている便利な機能や使いやすさも選ばれた理由でしたが、紙の予約管理が1つの大きな課題になっていて、その大きな課題を解決するために予約管理システムの導入を決めた店舗が多かったようです。

現地体験の業界でもまだまだ紙やExcelで予約管理が行われている事業者様が多く、これまでの運用方法を変えることや、変更に伴う一時的な負荷の増加など、懸念される点も多いとは思います。ですが、システム化された予約台帳では、1つ1つの作業が短時間ですみ、誤記入や読み間違いなどの確率も低くなり、たったの数クリックで漏れのない予約一覧を表示できるようになっています。Nutmegを導入して予約管理にかかわる業務時間を40％ほど減らすことができたという事業者様もいらっしゃいますよ。

まとめ

紙やExcelで行われているこれまでの運用には、ミスが発生しやすかったり時間がかかってしまったりと、多くのデメリットがありました。予約台帳システムを導入することで、時間や場所の制限もなくなり、これらの作業をミスなく・短時間で行うことができるようになります。繰り返し行われる同じ作業はシステムに任せ、お客様対応など、人にしかできないことにもっと時間を使えるようにしていきましょう。