時間のかかるオフィスワークを効率よく行い作業時間の短縮を目指しましょう。そのために、まずは効率化に向けた準備として、改善するべきポイントを再確認します。予約が少ない時が現場への影響を少なく業務フローの改善ができる良いタイミングですよ！

予約管理で効率化

実際に提供しているツアーやアクテビティの運用面で効率化が図れる箇所もあるかと思いますが、さまざまな種類がある「現地体験」商材なので、催行時の効率化に関してはここでお伝えすることも難しいです。

しかし、どのような商材を扱っている事業者様でも「予約管理」は行われているはずです。新規予約が入ったら新たに予約情報を登録、変更やキャンセルがあれば、情報を更新する、といった管理作業です。昔ながらのやり方でノートや手帳に予約をまとめて管理されていたり、エクセルなどを使われていたり、管理方法は色々あると思いますが、行われていること・目的は商材に関わらず同じですよね。

最新の状態で予約がいつでも確認できるように、予約台帳に予約を登録・更新していると思いますが、この管理業務で効率化できるのです。まずは、何を目指して効率化するのか、そのポイントを整理しましょう。

頻繁に繰り返し発生する作業

予約管理の業務そのものですが、新規予約を台帳に登録して、人数の追加や日付の変更があった場合には台帳の予約情報を直して、キャンセルされた時には確定済みの予約を取り消して、ということが繰り返し行われていますよね。

また、お客様を受け入れるための当日の参加者リストを台帳から確認して、一覧にまとめて受付担当と共有したり、ドライバーやガイド向けに担当する予約リストを作成してそれぞれに送付したりと、一覧の作成・共有作業も毎日行われていることと思います。

頻繁に発生する作業・繰り返し行われる同じ業務を、できるだけ短時間に完結できるようにすることが効率化の重要なポイントで、予約の登録・更新、一覧の作成や共有が毎日行われる予約管理には大きな改善余地があるはずです。
仮に、毎日2時間かかっていた翌日分の予約確認・一覧化・共有の作業を1時間で終わらせることができれば週5時間、月に20時間以上も短縮できることになるのです。日々の積み重ねが大きな変化になりますよ。

ミスが発生しやすい作業

たとえば、紙の予約台帳を手書きで管理していて、参加者が4名から3名に変更したときや、参加日が変更された場合など、予約変更があると毎回書かれている内容を修正しますよね。修正が増えていくと最初は綺麗にまとめられていた予約の一覧もだんだん見辛くなってしまいます。たくさんの修正が入り分かりづらくなった予約台帳から、予約が漏れてしまわないように1件ずつしっかり確認しながら翌日の予約リストを作成したり、まとめたりするにはどうしても時間がかかってしまいます。

人が行うことなので、確認・転記の作業が増えれば、同時にミスの可能性も高くなります。さらに、手書きだと書く人によって文字の見やすさも変わってくるので、記載された「6」を「0」と勘違いしてしまうような読み間違いも起きてしまいますよね。1つのミスが発覚したら再確認する必要があり、余計に時間も取られてしまいます。

誰がやってもミスなく同じように作業できるようにすることで、かかる作業時間を短縮し、再確認ややり直しをする手間を省くことができるようになります。

管理場所

ノートや手帳を使って予約を管理していると、物理的にノートを手元に置いておく必要があります。オフィスへ必ず出社してノートで予約を確認している時はそれでも良かったのかもしれません。しかし、コロナ禍でリモートワークが推奨される中、一人は必ず出社しなければならない状況、もしくはリモートワークのためにノートを持ち持ち帰った一人しか確認できない状況になってしまいます。一人だけが確認できて、他の人は予約を確認できないようでは効率化を進めることも難しいですよね。

必要な人がどこにいても同じように確認や作業ができるようにすることも効率化を進める上では重要なポイントになります。

紙・エクセルで予約管理

繰り返し作業の手間を省けるようにする、ミスの無いように定型化する、どこからでも確認できるようにする、という3つの効率化のポイントを考えると、手帳やエクセルファイルで管理することには限界があり、できることも出来なくなってしまいます。紙の予約台帳から対象の予約を抜き出し別の一覧を作成するためには、実際にページをめくって予約を目で確認し、別の紙に記載したり、PCに入力したり、と多くの手作業を減らすことはできません。

エクセルなどを使ってペンを使って書く作業が軽減されたとしても、特定の参加日の予約を抜き出したりする為にはフィルターや並べ替えを駆使してデータを抽出するような作業を毎回行う必要があります。

Nutmegをはじめ、ウラカタ・STORES予約など、さまざまなサービスで予約管理を効率化し、現地体験事業者の業務負荷を軽減してくれる機能が盛り込まれていて、日々繰り返し行われる作業が数回のクリックで実現できるようになっています。Nutmegの場合には予約台帳機能は無料でご利用いただけます。
もちろん事業者様の現在の管理・運用を大きく変えずに、効率化を図ることも可能と思いますので、どこかのサービスを利用することだけが答えではありません。予約台帳システムの導入には慣れるまでは余計に時間がかかってしまうこともあるかもしれませんが、きっとお役に立てるはずですよ。

まとめ

長引くコロナ禍で、旅行業界は停滞しており、今現在は予約管理業務もあまり多く行われていないのではないかと思います。しかし、そんな時だからこそ、これまでの業務を見直す良い機会と捉えてみてはいかがでしょうか？
少しでも効率化を進めて、より生産的な作業に時間をかけられるようにして、コロナ後の回復時にスタートダッシュを目指しましょう。